Over efficient documenteren en visualiseren
Enterprise architecture bestaat uit drie hoofdlagen: businessprocessen, applicaties en infrastructuur. Businessprocessen bepalen welke applicatie het best bij de organisatie past. Terwijl applicaties op hun beurt weer bepalen welke infrastructuren nodig zijn. Door deze architectuur op consistente wijze te visualiseren, krijgen discussies tussen de ICT- en businesszijde meer betekenis.
Efficiënt documenteren een uitdaging
Vaak wordt er in organisaties wel gedocumenteerd, maar op verschillende manieren. Sommige mensen gebruiken Visio, anderen een combinatie van Word en Excel en weer anderen kiezen voor een exotische applicatie. Hierdoor is de beschikbare documentatie vaak niet voldoende en up-to-date genoeg om een goed in- en overzicht te bieden van de betrokken processen en applicaties. Welke interfaces zijn er? Welke informatie wordt er uitgewisseld tussen welke applicaties? Zeker bij grote organisaties met een complex landschap verdeeld over verschillende vestigingen is efficiënt documenteren een uitdaging.
Van woorden…
Behalve dat er gebruik gemaakt wordt van verschillende applicaties om te documenteren, is men vaak geneigd om te documenteren in woorden. Dit terwijl beelden vaak zo veel meer duidelijk kunnen maken. Bovendien kunnen beelden letterlijk dienen als ‘praatplaatje’ in de discussies tussen ICT en de businesszijde. Als ICT zoveel mogelijk overeenstemming in applicaties en infrastructuren wil, omdat dit (grote) kostenvoordelen met zich meebrengt, terwijl het doel van ICT eigenlijk is om de business te ondersteunen, kan dit lastige discussies opleveren. Wanneer houden we vast aan de standaard en wanneer kiezen we voor maatwerk? Dergelijke discussies zijn vaak lastig, omdat we niet altijd weten wat de impact is. Dit leidt tot misverstanden. Helemaal omdat ICT en businesszijde vaak niet dezelfde taal spreken.
…naar beelden
Door gebruik te maken van een gestandaardiseerd visueel model, wordt nu in één oogopslag duidelijk hoe businessprocessen, applicaties en infrastructuren met elkaar in verband staan. En kunnen dergelijke discussies in betere banen geleid worden doordat de betrokken partijen een eenduidig beeld hebben. Bovendien kan veel accurater vastgesteld worden wat bijvoorbeeld de extra kosten versus de opbrengsten van maatwerk zouden zijn. Zo kan een weloverwogen beslissing genomen worden. Daarnaast kan in dezelfde oogopslag bijvoorbeeld worden gezien welke informatie niet ontvangen wordt wanneer een bepaalde interface down is. En is er sprake van een software-update, dan is meteen duidelijk waar er sprake is van maatwerk en welke maatregelen getroffen moeten worden om er zeker van te zijn dat de update slaagt. Ook aangepaste software wordt hiermee dus beter te beheren. Een ander voordeel van deze manier van documenteren is dat change requests aan bijvoorbeeld de Change Advisory Board, nu makkelijker in context geplaatst kunnen worden, inzichtelijker zijn en daardoor beter (en sneller) beoordeeld kunnen worden.
“We documenteren toch al?”
Deze manier van werken kan, ondanks de vele voordelen, in eerste instantie tot weerstand leiden. Want: “We documenteren toch al? Waarom moeten we dit nu ineens op een hele andere manier doen?” Door deze werkwijze stap-voor-stap door te voeren, bijvoorbeeld per afdeling of locatie, kunnen de voordelen van het consistent en in één applicatie documenteren aangetoond worden. Ook hier geldt ‘The proof is in the pudding’.
Tijdsbesparing
Wie op deze wijze aan de slag gaat met documenteren, zal ervaren dat veranderingen in de processen niet steeds helemaal opnieuw omschreven worden. De bestaande documentatie aanpassen volstaat. Bovendien zal de hoeveelheid tijd die voorheen nodig was om processen, applicaties en infrastructuren inzichtelijk te maken, substantieel verminderen.
